Conheça: Data Warehouse nas Compras Governamentais

Auxílio no planejamento e tomada de decisão nas licitações públicas

Por Aline de Oliveira / Sollicita

Data warehouse é como um depósito de dados digitais, onde são armazenadas informações detalhadas, inclusive com relatórios e históricos que podem ser depois utilizados para corrigir erros e auxiliar em novas tomadas de decisões. É uma ferramenta bastante utilizada pelas empresas privadas, mas que pode ter aplicação na Administração Pública, principalmente nas compras governamentais.

Franklin Brasil, Auditor da CGU, Bacharel em Computação, Mestre em Controladoria e Contabilidade, atua na capacitação de servidores públicos, com ênfase em terceirização e detecção de fraudes em licitações, explica detalhadamente como funciona o Data warehouse nas compras públicos, e seu papel com os gestores e pregoeiros.

O que é um Data Warehouse? E qual sua função nas compras públicas?

Franklin Brasil - O DW é uma ferramenta para agrupamento de grandes volumes de dados, possibilitando a consulta de forma gerencial, para auxiliar a tomada de decisões, especialmente em termos estratégicos. 

No caso das compras, o governo federal tem o DW-SIASG,  desenvolvido pelo SERPRO, que oferece uma visão consolidada de todas as bases de dados do Comprasnet, incluindo licitações, fornecedores, contratos e empenhos. 

As consultas ao DW-SIASG possibilitam cruzar diversas variáveis e métricas, em muitos níveis de agregação. Pode-se consultar, por exemplo, a quantidade e o valor homologado de todas as licitações, por modalidade, ano, unidade responsável, localização geográfica, fornecedor, tipo de objeto e uma infinidade de outros critérios. Pode-se ter tudo isso somado ou detalhado até mesmo por cada item licitado, cada contrato, cada empenho, cada pregão. As possibilidades são multidimensionais e extremamente abrangentes.   

Como o Data Warehouse pode ajudar o pregoeiro?

Franklin Brasil - Com base nas consultas compartilhadas por outros usuários ou por consultas construídas é possível obter valiosas informações sobre padrões de comportamento das compras, dos fornecedores, das unidades compradoras, dos próprios pregoeiros, pesquisar preços praticados, buscar atas, encontrar licitações de determinado objeto. 

Um pregoeiro poderia, por exemplo, conhecer em detalhes o histórico de participações anteriores de um fornecedor, para avaliar sua proposta e a confiabilidade de seus documentos de habilitação, poderia consultar o nível médio de lances em determinado objeto, o comportamento dos preços, informações que podem auxiliar no julgamento do pregão.  

E o gestor de compras?

Franklin Brasil - Esse é o principal usuário em potencial do DW. Para o gestor de compras, o DW pode proporcionar incontáveis informações para auxiliar no planejamento e tomada de decisão a respeito de preços, condições de participação, padrões de especificação, estatísticas, prazos médios, volume de compras, tendências de competição, comportamento de mercados, aplicação e resultados de benefícios legais, trilhas de fraudes, necessidades recorrentes, padrões de consumo.  

E o gestor de contratos?

Franklin Brasil - Um gestor de contrato poderia, por exemplo, conhecer os padrões de comportamento dos contratados, de prazos contratuais mais comuns, tendências de duração, alteração, rescisão, padrões de comportamento da seu contrato em relação a outros similares.      

Ele poderia ser melhor ou mais usado pela Administração Pública para a eficiência das compras públicas? E no dia a dia prático das licitações?

Franklin Brasil - Ferramentas de gerenciamento de dados são fundamentais para melhorar a eficiência em diversas áreas e em compras públicas não é diferente. Por isso é relevante destacar o esforço do governo federal em disponibilizar painéis gerenciais na Internet, como o Painel de Compras, Painel de Preços e Painel de Custeio Administrativo. Esses mecanismos facilitam muito a visualização de grandes massas de dados em termos de padrões de comportamento, médias, tendências. Isso ajuda enormemente na tomada de decisões estratégicas. 

Usar essas ferramentas para mensurar indicadores possibilita a análise das políticas de compras públicas, a comparação, o estudo de histórico, a avaliação de evolução das práticas adotadas e a descoberta de pontos de melhoria. 

O DW também pode ajudar fortemente nas análises dos órgãos que formulam as políticas de compras governamentais, assim como na fiscalização e auditoria.  

Com o uso adequado do DW, pode-se conhecer, por exemplo, as falhas mais comuns no catálogo de materiais e serviços, para corrigi-las. 

Pode-se conhecer os padrões de comportamento dos mercados e atuar sobre eventuais distorções de concentração excessiva ou indisponibilidade. 

É possível monitorar indicadores, subsidiar novas políticas de compras, definir políticas orçamentárias e financeiras, informar a sociedade sobre as estatísticas das compras, proporcionar elementos para estudos acadêmicos. Atender a demandas da Lei de Acesso a Informação é um dos principais usos potenciais do DW. 

Uma limitação atual do DW-SIASG é que ele só concentra dados do governo federal, o que significa algo em torno de 20% do total. O resto está espalhado em sistemas dos estados, municípios, empresas públicas e outras instituições. O ideal é que tivéssemos um único Portal Nacional de Compras Públicas que concentrasse todos os dados e permitisse a visão gerencial de tudo que o setor público licita, contrata, empenha, paga. 

No dia-a-dia das licitações, um dos usos mais comuns que se pode fazer do DW é extrair a relação de todas as atas de registro de preços disponíveis, tanto para avaliar uma possível carona como, principalmente, para fornecer preços de referência e subsídios para elaboração de novas licitações. Um repositório com essas atas, extraídas de tempos em tempos, está disponível em www.atasnelca.vai.la

O que pode dificultar o uso mais intensivo da ferramenta, além de restrições técnicas de acesso, é a capacitação. Não há treinamentos regulares para uso da ferramenta. Isso acaba por reduzir o enorme potencial que os dados gerenciais podem representar. É preciso não apenas saber usar o DW, mas também interpretar os dados e informações geradas e aproveitá-los para inferências e análises. Isso significa que precisamos de uma política de capacitação que inclua o DW na rotina dos gestores e compradores públicos. 

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